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获证组织须知

作 者:管理员关注:1122发表时间:2017-09-13 15:53:53

1、 认证证书及标志的使用说明

2、 管理体系类型、方案及公正性政策

3、 监督审核的说明

4、 认证注册资格的保持、扩大/缩小、变更、暂停、恢复、撤销和换证的说明

5、 再认证的说明

6、 投诉的处理说明

7、 申诉的处理说明

8、 组织信息变更通报管理规定

 

 


 

1认证证书及标志的使用说明

1.1认证证书和标志

A.认证证书:YB对受审核组织管理体系符合认证要求所颁发的证明文件,有效期三年。

B.认证标志:YB对受审核组织管理体系符合认证要求所给予的认证标志。

获河北英博认证有限公司(YB)认证组织的认证标志如下:

 

 

 

 

 

 


1.2获证组织可在对内、对外的各种宣传场合中使用认证证书和标志,以增加市场竞争力,但应遵守以下规定:

1.2.1获证组织在宣传认证结果时不得损害认证机构的声誉,对认证的宣传应符合认证机构的要求。

1.2.2对传播媒介上,如互联网、宣传册、杂志、书籍、广告、促销材料等引用认证资格时,不能改变认证文件的原意或产生潜在的误解;不做出或不允许有关于其认证资格的误导性说明;在其它文件,如投标书中引用认证资格时,尽可能采用认证文件的全部内容。

1.2.3不能采用误导方式使用认证证书和认证标志,认证只能证明其体系符合了特定标准或其他引用文件,不能暗示其产品、过程或服务得到了认证。并确保使用的认证标志与组织体系依据标准一致。

1.2.4对于检验和校准实验室的质量体系的认证,由于检验报告或实验室报告被视作产品,因此认证标志不能使用在这些报告上。

1.2.5可在文件、信笺和有关宣传材料上影印颁发的认证证书和认证标志。

1.2.6认证标志不能用于产品或消费者所见的产品包装上,或以任何其他可解释为表示产品符合性的方式使用。

1.2.7获证组织可单独使用YB认证标志,在使用认证标志时需在其下方注明注册号。获证组织无权脱离YB的标志而单独使用认可机构的认可标志。

1.2.8如果获证组织获得带有CNAS认可标志的YB管理体系证书,获证组织则可以选择单独使用YB获证组织标志或选择YB获证组织标志与CNAS认可标志的组合标志。获证组织可将认可标志与YB认证标志同时使用在文具、文件和/或宣传资料上。

1.2.9在获证组织使用认可机构认可标志的地方,获证组织应包含:YB的认证标志与认可机构认可标志应按合理比例对照使用,并且应确保认可机构认可标志和YB的认证标志的关系明确。但应与认证机构签署使用认可标识的协议。

1.2.10获得认证机构认证的组织不得使用IAF国际互认标志。

1.2.11如果认可被中止,按照YB采取的所有合理的步骤,获证组织应立即停止使用任何带有认可机构认可标志的文具和宣传材料。

1.2.12标志应按同比例放大/缩小并保持原色。

1.2.13为防止错误地使用认证证书和标志,获证组织在进行大型的广告宣传或在产品包装及标签上使用认证标志时,应将使用方案报YB备案。

1.2.14认证证书有效期内,获证组织每年需接受YB对其证书有效性的确认,出现以下情况之一的,获证组织应提出书面申请及有关证实材料,经YB评审后予以换证:

A.依据的标准变更;

B.证书持有者变更;

C.体系覆盖范围变更;

D.上级主管部门对认证证书内容的有关规定变更;

E.引起证书内容发生变更的其它情况

1.2.15在其认证被暂停或撤消时,应按本机构的指令立即停止使用所有引用认证资格的广告材料。

1.2.16在认证范围被缩小时,修改所有广告材料。

1.2.17不得暗示认证适用于认证范围以外的活动

1.2.18接受YB公司对标志使用情况的监督和检查

1.2.19持有仅依据GB/T19001-2016标准证书的工程施工企业,仅限用于境外招投标

2.2.20 YB规划管理部负责解释认证证书及标志使用中的问题。

 

 

2.管理体系类型、方案及公正性政策

2.1涉及的体系领域:质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系

认证流程


 

 

2.2公正性政策

 河北英博认证有限公司设有公正性委员会,负责维护公司认证活动的公正性。

3监督审核的说明

3.1为保持获证组织的管理体系与标准的要求持续一致,及对体系保证能力的持续承诺,促进获证组织管理体系的改进和提高以维持认证资格,根据国际导则及认可机构的要求,YB对获证组织在三年证书有效期内每年至少进行一次监督审核,初次认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行。

3.2监督审核内容

A.内部管理体系审核、管理评审;

B.上一次审核中不合格项纠正措施的实施情况;

C.体系的变更情况;

D.管理体系在实现获证客户目标和各管理体系的预期结果方面的有效性;

E.体系覆盖范围内出现的重大问题或投诉及其纠正措施的实施情况;

F.为持续改进而策划的活动的进展;

G.认证证书和认证标志的使用情况;

H.对体系起重要作用的运作场所的运作情况;

I.YB公开文件《获证组织须知》中有关认证要求的执行情况。

注:获证组织两次内审、两次管理评审之间的时间间隔不应超过12个月。

3.3获证组织监督审核后,经YB技委会评定通过,由YB规划管理部向其发放监督审核合格标识。获证组织须将合格标识粘贴于认证证书正本(中、英文版)的相应年度监督合格标识粘贴处。

3.4认证证书在正常时间间隔内贴有监督审核合格标识方为有效。

4认证注册资格的保持、扩大、变更、暂停、恢复、撤消/缩小和换证的说明

4.1保持

获证组织经过YB监督审核,其体系符合标准要求或基本符合标准要求,并在规定时限内提交不合格项的纠正措施计划和实施情况报告,则YB保持其认证注册资格

4.2扩大

   获证组织希望扩大认证的体系覆盖的范围或原依据标准的内容扩大时,需填写审核通知回执并提交扩大范围的书面说明及资质文件等,YB对申请评审后决定是否受理;如受理,YB根据情况实施审核。

4.3变更

   认证依据的标准和/YB认证要求发生修改时,或获证组织的法人资格、所有权等发生变更时,YB将根据情况组织实施审核。

4.4暂停

有下列情况之一

A.  获证组织对其体系进行了影响到体系认证注册资格的修改,但未通报YB;

B.  监督审核发现获证组织体系存在不合格项,且在规定的时限内不能采取有效

   纠正措施,且严重程度尚不构成撤销体系认证注册资格;

C. 获证组织违反了认证证书及标志的使用规定,且在规定的时限内不能采取有效纠正措施;

D.获证组织在接受YB现场审核后六个月内未交纳认证费用;

E.获证组织未按规定的时限接受YB对其实施的监督审核及文件规定的特定情况出现时不能接受YB对其实施提前监督审核或非例行审核;

F.获证管理体系持续地或严重地不满足认证要求,包括对管理体系有效性的要求;

YB暂停获证组织认证注册资格,暂停期为六个月且在认证证书三年有效期内YB只受理一次暂停,规划管理部发出《暂停认证注册资格通知书》,获证组织应按通知书要求执行,从即日起禁止继续使用与宣传认证证书,直至恢复其认证注册资格。

G.获证组织发生重大质量事故、安全事故以及重大顾客投诉;

H.获证组织主动请求暂停。

4.5恢复

   获证组织被暂停认证注册资格后,必须在暂停期满前一个月提出恢复认证注册资格的书面申请和/或上报纠正措施材料YB审核部,且经YB验证满足要求后,YB恢复其认证注册资格,规划管理部发出《恢复认证注册资格通知书》。

4.6撤消/缩小

    A.有下列情况之一,经YB相关部门批准,将撤消获证组织认证注册资格:

1)暂停认证注册资格通知书发出后,获证组织未按规定要求采取适当纠正措施;

2)监督审核发现获证组织体系存在不合格项且在三个月内未采取有效纠正措施,且经认证评定会评定认为其严重程度已构成撤销其认证注册资格;

3〕暂停认证注册资格期满前,获证组织仍未能按YB要求接受监督审核;

4〕接受YB现场审核后一个月内未交纳认证费用且拒不整改。

5〕发现其他构成撤销体系认证注册资格情况。

B.有下列情况之一,经YB相关部门批准,将缩小获证组织的认证范围:

1〕获证组织未能在认证机构规定的时限内解决造成暂停的问题,将撤消或缩小其认证范围;

2获证组织在认证范围的某些部分持续地或严重地不满足认证要求,认证机构应缩小认证范围,以排除不满足要求的部分。

4.7换证  有下列情况之一:

A.获证组织申请认证依据标准和/或体系覆盖范围扩大时;

B.认证依据标准和/YB认证要求发生修改时;

C.获证组织法人资格、所有权等发生变更。

D.引起认证证书内容变更的其它情况(如:组织名称、地址变更)。

获证组织应提出书面申请,必要时应提供有关书面证实材料,YB将根据情况对获证组织

进行审核和/或验证书面材料,达到批准条件的规划管理部通知其换证。

5 再认证的说明

5.1获证组织证书有效期届满前三个月时,YB经营部将向获证组织发放《再认证审核通知书》,如获证组织要继续保持认证注册资格,须与YB联系再认证事宜,YB将按认证程序与其签定认证合同,对其进行再认证。再认证应对体系在最近一个周期内的绩效进行 评价,包括调阅以前的监督审核报告。

5.2当管理体系、获证组织或管理体系的运作环境有重大变更时,还需考虑进行第一阶段现场审核。

5.3再认证至少应确保:

A  结合内部和外部变更来看整个管理体系的有效性,以及认证范围的持续相关性和适应性;

B.经证实的对保持管理体系有效性并改进管理体系,以提高整体绩效的承诺;

C.管理体系运行是否促进了方针和目标的实现。

5.4 对于严重不符合,对于纠正与纠正措施应在认证到期前得到实施和验证。

5.5如果在当前认证的终止日期前成功完成了再认证活动,新认证的终止日期基于当前认证的终止日期。新证书上的颁证日期应不早于再认证决定日期。

5.6如果在认证终止日期前,未能完成再认证审核或不能验证对严重不符合实施的纠正和纠正措施,则将不推荐再认证,也不延长认证的效力。

5.7在认证到期后,如果获证组织能够在6个月内完成未尽的再认证活动,则可以恢复认证,否则应至少进行一次第二阶段才能恢复认证。证书的生效日期不早于再认证决定日期,终止日期基于上一个认证周期。

5.8获证组织提出要求,将监督审核和再认证合并进行时,或YB根据年度监督审核结果认为必要时,再认证可提前。

6投诉的处理说明

6.1 YB经营部受理投诉方的投诉,并派与调查事项无关的人员对投诉情况调查核实,30个工作日内提出处理意见,经管理者代表确认后汇报总经理。经营部以书面形式通知投诉方。

6.2经调查,YB认证行为无关,确系获证组织在体系运行中发生问题时,在调查投诉时应考虑获证管理体系的有效性,由经营部根据事实填写《不合格报告》,向获证组织提出对不合格项限期采取纠正措施的正式通知,并将其列入该获证组织下次监督审核内容,通报投诉方,获证组织对以上处理不服,可以提出申诉。本次调查费用由获证组织承担。

6.3经调查,YB认证行为或审核人员行为有关,应检查YB对该获证组织的审核认证工作,调查责任。经管理者代表确认后汇报总经理,相关部门制定补救/纠正措施,经营部将处理结果通知投诉方。本次调查费用由YB承担。

7申诉的处理说明

7.1申诉方对YB体系认证有关的评定结果持有异议时,可向YB经营部提出申诉,申诉必须在评定结果得出后的10个工作日内以书面形式提出,同时应预付2000元人民币的保证金用以支付与申诉有关的,可能发生的任何费用。申诉事件由经营部受理,总经理组建申诉工作组,要求工作组均由与被查事项无关的人员组成,并事先征求申诉方的意见。

7.1.1申诉工作组在10个工作日内指派专人与申诉方进行一次对话,进一步了解申诉内容,做出申诉处理结论。若申诉方继续要求申诉,申诉工作组将有权采取各种措施了解事实真象。

7.1.2申诉工作组应在3个月内作出有根据的公正的判断,并出据《申诉处理报告》,经总经理签字确认后,经营部以书面形式通知各有关方。

7.1.3在申诉方以书面形式正式提出申诉后到申诉工作组作出最终裁定前,申诉方有权向申诉工作组进行当面申辩。

7.1.4如果申诉方仍有异议,可向相关认可机构及有关主管部门提出上诉。

7.2申诉处理过程中与申诉方的谈话内容将做详细的记录,申诉方给予确认。

7.3对于申诉处理过程中发现的YB体系存在的问题,YB将及时采取适当的纠正/预防措施,并确保其有效性,以避免问题的再次发生。

7.4申诉处理的费用经确认后,与败诉有关的合理支出由申诉方承担,用保证金结清,余款立即退还申诉方,若保证金不足,申诉方有义务自裁定之日起10个工作日内将不足部分支付给YB。

8组织信息变更通报管理规定

8.1获证组织应建立程序,以确保向YB提供最新的信息,并按YB规定要求及时填写和上报《组织信息变更通报表》(见附件),附上必要的资料或说明,为YB实施认证监督提供依据。

8.2获证组织指定信息通报联系人,具体负责信息的填报和联系。信息通报须由管理者代表签发。

8.3本表所示信息通报内容发生变更(法律地位、经营状况、组织状态或所有权、组织和管理层、联系地址和场所、获证管理体系的运作范围、管理体系和过程)应及时上报,特别是重大质量事故、安全事故、重大投诉应及时通报,若因组织隐瞒实情不上报而造成的后果,由组织自行负责。

8.4通过认证后,受审核组织要积极配合中国合格评定认可委员会(CNAS)实施现场确认审核及地方两局的执法检查。

8.5《组织信息变更通报表》的填写解释权在YB规划管理部

8.6获证组织在获证及其认证注册资格变更后,YB将其信息上报,组织可在中国国家认证认可监督管理委员会网站 www.cnca.gov.cn 上查询。

8.7 YB经营部负责与获证组织的直接联络,如需要YB服务时,请拨打YB经营部电话:0311-83081144 68050066(总机)    传真:0311-83081145(传真)


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